¿Qué es el depósito de cuentas?
El depósito de cuentas en el Registro Mercantil es un trámite anual obligatorio para todas las empresas. En él se recogen los resultados contables y la situación financiera de la empresa al final del ejercicio social.
¿Cuándo se hace el depósito de cuentas?
Tras el cierre del ejercicio social los administradores disponen de tres meses para realizar la formulación de las cuentas, que comprenden el balance de situación, la cuenta de resultados y la memoria, en la modalidad abreviada; así como el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo, en aquellas empresas obligadas a presentar el modelo normal.
A partir de la fecha de la formulación de cuentas, los socios o accionistas de la empresa dispondrán de tres meses para su aprobación en la Junta General. Una vez aprobadas las cuentas, la empresa dispondrá de un mes para realizar su depósito en el Registro Mercantil correspondiente a su domicilio social, junto con la certificación de los acuerdos adoptados en la Junta General.
¿Dónde se presentan las cuentas anuales?
Las cuentas anuales, una vez aprobadas en junta general, deben depositarse en el Registro Mercantil del domicilio de la sociedad.
¿Qué sociedades están obligadas a presentar cuentas anuales?
Las siguientes sociedades están obligadas a presentar las cuentas en el Registro Mercantil:
- Todas las sociedades anónimas y limitadas.
- Las sociedades extranjeras con sucursales en España.
- Los fondos de pensiones.
- Las sociedades comanditarias.
Solamente los empresarios individuales están excluidos de presentar cuentas anuales en el Registro Mercantil.
¿Cómo se hace el depósito de cuentas?
La presentación de las cuentas anauales en el Registro Mercantil se puede realizar mediante dos canales distintos:
- Depósito de cuentas telemático: A través de la web www.registradores.org
- Depósito de cuentas presencial: En el Registro Mercantil de su localidad en formato papel, cd o dvd.
Las cuentas anuales se pueden presentar de dos formas en el Registro Mercantil: De forma telemática en la web www.registradores.org. O bien de forma presencial en el Registro Mercantil, y se puede hacer en formato papel, cd o dvd.
Presentar cuentas anuales atrasadas
En caso de no haber presentado las cuentas anuales en plazo, se pueden presentar fuera de plazo mediante las mismas formas que se presentarían dentro del plazo: de forma telemática o presencial, tal como hemos explicado en el apartado anterior.
Sin embargo, se debe tener en cuenta las posibles consecuencias que la presentación de las cuentas fuera de plazo pueden conllevar para la sociedad y sus administradores, que detallamos en el siguiente apartado.
¿Qué pasa si una empresa no presenta las cuentas anuales?
La falta de depósito de las cuentas en el Registro Mercantil puede acarrear distintos problemas a las empresas y sus administradores, como los que detallamos a continuación:
Cierre registral de la sociedad
Siempre que se produce la falta de depósito de las cuentas en el Registro Mercantil, automáticamente se produce el cierre registral de la sociedad. Esto significa que, mientras no se realice la presentación de las cuentas anuales que han originado dicho cierre registral, la sociedad no podrá inscribir ningún otro documento en el Registro Mercantil, salvo que se trate de títulos relativos al cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores, y a la revocación o renuncia de poderes, así como a la disolución de la sociedad y nombramiento de liquidadores y a los asientos ordenados por la autoridad judicial o administrativa.
En un primer momento puede parecer algo sin importancia, hasta que llega el momento de realizar una ampliación de capital para conseguir financiación, vender acciones o participaciones de la sociedad, o se quiere cambiar el administrador de la sociedad o presentar las cuentas anuales de ejercicios posteriores. Todos estos trámites quedarían bloqueados sin poder inscribirse en el Registro Mercantil hasta que se haya realizado el depósito de las cuentas del ejercicio en cuestión.
Multas de 1.200 a 60.000 euros
La falta de presentación de las cuentas anuales en su debido plazo originará una multa de entre 1.200 y 60.000 euros a la sociedad por parte del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC), pudiendo incrementarse hasta 300.000 euros en caso que se trate de grandes empresas.
A pesar que en la actualidad no consta que se estén aplicando dichas sanciones, es recomendable presentar las cuentas anuales lo antes posible, aunque sea fuera de plazo, ya que en caso de que exitiera algún tipo de sanción, ésta sería mínima.
Responsabilidad de los administradores
La falta de presentación de las cuentas anuales en el Registro Mercantil provocaría que los socios o acreedores de la sociedad pudieran reclamar los daños y perjuicios causados, como las sanciones impuestas a la sociedad o una indemnización por los perjuicios que pueda suponer el cierre registral.
Por otro lado, en caso que la sociedad estuviera en situación de insolvencia o concurso, los administradores podrían responder con su patrimonio personal por las deudas de la sociedad. Los administradores podrían desconocer que se ha producido dicha situación al no haber realizado la correspondiente presentación de las cuentas en el Registro Mercantil.
Precio de la presentación de las cuentas anuales en el Registro Mercantil
El precio aproximado que te cobrará cualquier gestoría por presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil asciende a unos 120 euros, de media.